Hvordan skrive finansreglement

Vi har skrevet om at kommuner må få finansreglement kvalitetssikret før dere går videre til kommunestyret.

Det er flere kommuner som ikke har oppdatert finansreglement, og i år er året til å få dette på plass.

Nytt kommunestyre, nytt år og blanke fargestifter.

Les artikkelen om å kvalitetssikre finansreglementet hvis du ikke har gjort det. 

 I forskrift om garantier og finans- og gjeldsforvaltning i kommuner og fylkeskommuner § 6 står det spesifisert minimumskrav til hva reglementet skal inneholde.

I forskriften § 6 andre ledd står minimumskravene:

Finansreglementet skal minst angi

Det skal også spesifiseres hva som er maks risiko for kommunen, kravene til risikospredning og hvilke finansielle instrumenter som kommunen kan bruke. Eksempelvis kan kommunen dere inngå sertifikatlån eller inngå rentebytteavtale?

Hva nå?

Okei, så sier myndighetene hva dere minimum skal ha med. Men hvor skal dere starte nå?

Skal dere ha en finansforvaltning som er forsvarlig utfra deres kompetansenivå, slik at kommunestyret er sikker på at betalingsmidler innfris ved forfall. Kommunen skal etter kommuneloven forvalte finansielle midler og gjeld, på en måte som ikke innebærer vesentlig finansiell risiko.

Kartlegg først deres kommune

Still dere disse spørsmålene i forbindelse med arbeidet med finansreglementet:

• Hvilken kompetanse har dere i finansforvaltning?
• Hvordan er økonomien i kommunen?
• Hvor stor lånegjeld har dere?
• Hvordan er investeringsplanene framover?
• Hvor mye midler har dere til å betale forpliktelsene dere?
• Hvor lang horisont har dere på sparepengene som skal spares for framtiden?
• Hvilken strategi skal dere har for låneopptak og refinansieringer?
• Hvilken strategi skal dere har for rentesikringer?
• Hvilken strategi har dere for forfall på lån?
• Hva rapporterer administrasjonen til kommunestyret?
• Hvordan rapporterer dere til kommunestyret?
• Hvilken produkter skal kommunen bruke eller ikke bruke?

Oppbygging av finansreglement

I oppbyggingen av finansreglementet bør dere ha med følgende innhold:

• Innledning
• Henvisning til lov og forskrift
• Hvilke rammer gir kommunestyret administrasjonen/risiko
• Overskuddslikviditet (hva har administrasjonen lov til)
• Gjeldsforvaltning (hva har administrasjonen lov til)
• Finansielle leieavtaler
• Hvordan skal kommunen rapporterer (hvilke nøkkeltall, hva bør være med)
• Dokumentasjon
• Hvordan skal avvik meldes?
• Garanti- Siden den nye forskriften har innlemmet kommunale garantier, kan dere ta denne med i finansreglementet for ordens skyld. Se artikkel om kommunale garantier for hva dere bør ha med. https://www.nordforvaltning.no/blog/kommunalgaranti
• Begrepsordliste, oversikt over de mest brukte begrepene deres

Oppbygging av administrative rutiner

Når dere skal skrive administrative rutiner bør dere se på hvordan dere jobber med finansforvaltningen. 

Oppbygging:

• Henvis til lovverk
• Hva er formålet
• Hvordan jobber administrasjonen med plassering av ledig likviditet
• Hvordan jobber administrasjonen med lån, låneopptak
• Vurdering av finansiell risiko

Bonus

Som om ikke dette er nok, bør dere også internt ha en mer detaljert oppskrift for hvordan dere løser oppgavene. Hvordan budsjetterer dere? Hvordan jobber dere i forbindelse med regnskapsavslutningen? Hva gjør dere i forbindelse med økonomirapportene? Hvordan lager dere finansrapportene?

Dette gjelder ikke bare finans, men egentlig alle oppgaver som dere gjør i kommunen. Årsaken er at det er kjekt å ha hvis dere får nye ansatte, så har han eller hun arbeidsbeskrivelse for området. Generelt er vi jo ikke kjempe god på opplæring, og da kan det være overveldende for den nye personen.

For det andre er det en del utav internkontrollarbeidet. Det er fordi revisjonen, kommunestyret eller kommunedirektøren må vite at måten dere jobber på en fornuftig måte som er godt dokumentert.

Har du lest helt hit og ble plutselig overveldet?

Svett?

Klam i hendene?

Kjenner at du heller vil la være å gjøre jobben, fordi du må jobbe med neste års Handlings- og økonomiplan?

Må du heller følge opp sykemeldte og andre lederoppgaver? Eller hva det måtte være som henger over hodet ditt.  

Ta kontakt med Nord Forvaltning, så kan vi hjelpe deg. Vi ønsker at du skal få hodet litt over vannkanten, og kunne trekke pusten før neste bølge kommer. For vi vet at å jobbe i en kommune tidvis kan være vell hektisk.

Mail: [email protected]  

Telefon: 48 34 18 20

P.S: Nord Forvaltning jobber med online kurs i finansforvaltning. Hvis du vil være pilotkommune, så ta kontakt.